Coordonnateur(trice) aux Propositions

Contexte du poste

La Directrice des Propositions lance une nouvelle structure dédiée aux propositions. Dans ce contexte de croissance et de structuration, nous créons un poste central de coordination administrative, en soutien direct au développement de notre département.

Vous rejoindrez une équipe composée d’un rédacteur de propositions et d’une Graphiste et vous serez sous la supervision de la gestionnaire du département.

Responsabilités, livrables et impact du rôle au quotidien

L’objectif : appuyer l’équipe dans la gestion documentaire, la production des soumissions et la mise en forme professionnelle de nos dossiers de candidature. La personne jouera un rôle clé dans l’efficacité, la qualité et la présentation de nos réponses aux appels d’offres.

Voici le détail d’une semaine «classique »:

Structuration et gestion documentaire (45 %)

• Répertorier, organiser et classer les normes, documents et formulaires.
• Mettre en place une base documentaire claire, en travaillant avec les plateformes existantes (SharePoint, réseau interne, Procore).
• Créer et maintenir un système d’archivage efficace.

Appui aux propositions (40 %)

• Participer activement à la production des dossiers de soumission (parfois > 500 pages).
• Soutien à la mise en page, le design, la cohérence et le respect des exigences client.
• Collecter les données nécessaires (internes ou externes), collaborer avec les différentes équipes pour obtenir les bonnes informations.
• Soutenir le rédacteur afin qu’il se concentre sur le contenu rédactionnel.

Support administratif général (15 %)

• Réaliser diverses tâches administratives ponctuelles en soutien au département.
• Participer à l’amélioration continue des outils et processus internes.
• Collaboration aux réunions (ordre du jour et compte rendu)

Ce qui distingue ce poste

• Création de poste : tout est à construire donc vous aurez un vrai impact sur la structuration du département.
• Tâches variées : vous touchez à l’administratif, au design, à l’organisation documentaire.
• Visibilité : vous collaborez avec plusieurs parties prenantes internes.

Les défis à relever

• Composer avec plusieurs plateformes (SharePoint, réseau, Procore) et clarifier l’organisation actuelle.
• Multitâche : être capable de jongler entre structuration, deadlines de propositions et imprévus.
• Être autonome et proactif(ve) pour aller chercher les informations manquantes.

Compétences pour performer sur le poste

Formation ou expérience pertinente en construction, architecture ou coordination de propositions.

Savoir faire

• Maîtrise avancée de la suite Microsoft (Word, Excel et PowerPoint, Outlook etc..)
• Aisance avec la mise en page et la présentation visuelle de documents.
• Connaissances de la suite Adobe (InDesign, Photoshop, Acrobat) est un atout.
• Capacité à naviguer sur plusieurs plateformes de gestion documentaire (SharePoint, Procore…).

Savoir Être

• Pensée critique et sens de l’initiative.
• Bon niveau en anglais à l’écrit car certaines soumissions sont rédigées en anglais
• Esprit d’équipe, bon sens, flexibilité et capacité à gérer les pics d’activité.
• Créativité (le design graphique est un atout)

 

Avantages salariaux

• Salaire de base dans le marché.

• Un minimum de 4 semaines de vacances par année (semaines de la construction), dès l’embauche; puis un jour supplémentaire par année d’ancienneté chez Magil jusqu’à un maximum de 6 semaines au total par an

• Pas de boni automatique mais un système de primes ponctuelles en fonction des performances collectives et/ou individuelles;

• Assurances collectives complètes (adhésion active dès le premier jour de travail);

• Accès du Programme d’Aide aux Employés (PAE)

• Après 3 mois, Régime de retraite (REER/RPDB) avec participation de l’employeur de l’ordre de 4%. Au fil des ans, le taux augmente jusqu’à atteindre un maximum de 8%.

• Stationnement fourni

• Accès au Gym au bureau