Adjoint.e de direction
Edward's Construction LTD
Adjoint(e) de direction
Contexte du poste
L’Adjoint(e) de Direction relèvera de la Vice-Présidente Exécutive de Edward’s Construction LTD (Diplômée de Polytechnique, elle possède 10 ans d’expérience dans le monde de la Construction ) Ce poste est un emploi permanent temps plein et la personne retenue travaillera dans les bureaux à plein temps.
Responsabilités, livrables et impact du rôle au quotidien
Ce poste polyvalent vous placera au cœur des opérations quotidiennes, avec des responsabilités variées. Vous assurez la qualité d’exécution de la stratégie, protégez le temps et l’attention des décideurs et améliorez la qualité perçue de l’organisation à l’interne comme à l’externe.
Responsabilités majeures & impacts
• Garantir une gestion d’agenda irréprochable, en réduisant les frictions et les retards.
• Maintenir un environnement de bureau fluide et bien approvisionné
• Représenter le visage accueillant et facilitateur du bureau de la direction.
• Assurer une coordination événementielle efficace, valorisant l’image de l’entreprise.
Ce qui distingue ce poste
• Place pour structurer et proposer une amélioration du poste
• Polyvalence riche (événementiel, administratif, logistique, accueil)
• Ambiance agréable, avec des dirigeants sympathiques, accessibles et passionnés.
Les défis à relever
Gestion d’agenda multiples (environ 40 % du temps) Votre mission principale consiste à assurer une coordination fluide de l’agenda de la VP Exécutive, du président ainsi que de l’équipe juridique. Vous planifiez les rendez-vous, gérez les priorités, anticipez les conflits d’horaire et assurez un suivi rigoureux des changements.
• Accueil et interface du bureau de la Direction (environ 20 % du temps) Vous êtes un point d’ancrage pour l’équipe et les visiteurs. Vous accueillez avec professionnalisme, soutenez la logistique des réunions et facilitez la circulation des informations entre les collègues.
• Soutien administratif au service juridique (15 %) En lien avec la Directrice juridique, vous contribuez à la gestion documentaire, au classement rigoureux et au soutien rédactionnel de certains éléments légaux.
• Événementiel corporatif (10 %) Vous contribuez à l’organisation d’événements internes et externes : cocktails, salons, tournois de golf, journées d’équipe. Vous avez l’œil pour trouver les bons lieux, planifier les détails et créer des moments de qualité.
• Soutien logistique pour la direction (10 %) Vous assistez l’équipe de Direction dans de petites tâches du quotidien : gestion des envois, réservations de repas ou restaurants, courses ponctuelles ou organisation de colis personnalisés.
• Facturation administrative (5 %) Vous prenez en charge certaines tâches de facturation non liées aux projets : réception, validation, transmission et archivage de factures.
Compétences pour performer sur le poste
• Expérience confirmée dans un rôle de soutien à la direction, avec une charge multiple et un environnement rapide.
• Maîtrise parfaite de la suite Office (Outlook, Word, Excel), notamment la gestion d’agendas complexes via Outlook.
• Français impeccable à l’écrit comme à l’oral
• Anglais fonctionnel requis pour interagir avec nos partenaires anglophones internes et externes.
• Fiabilité, maturité, et disponibilité sont les fondations de votre posture.
• Vous faites preuve de curiosité naturelle, afin de progresser et devenir force de proposition
Avantages salariaux
Salaire de base dans le marché. Pour être transparent, il est difficile à ce stade de donner un chiffre clair. Nous avons donc besoin de rencontrer les meilleures professionnelles du marché pour nous aligner ensuite sur un salaire pertinent.
• Un minimum de 4 semaines de vacances par année (semaines de la construction), dès l’embauche; puis un jour supplémentaire par année d’ancienneté chez Edward’s Construction LTD jusqu’à un maximum de 6 semaines au total par an
• Pas de boni automatique mais un système de primes ponctuelles en fonction des performances collectives et/ou individuelles;
• Assurances collectives complètes (adhésion active dès le premier jour de travail);
• Accès du Programme d’Aide aux Employés (PAE)
• Après 3 mois, Régime de retraite (REER/RPDB) avec participation de l’employeur de l’ordre de 4%. Au fil des ans, le taux augmente jusqu’à atteindre un maximum de 8%.
• Stationnement fourni
• Accès au Gym
